Sebuah badan negara bagian Indiana mengambil pendekatan futuristik untuk tantangan kuno: retensi karyawan.

Visi jangka panjang untuk Departemen Layanan Anak Indiana adalah membangun budaya seputar intelijen bisnis dan analitik data untuk membantu pengambilan keputusan yang lebih baik. Inti dari upaya ini adalah mengkonsolidasikan data silo, mengganti sistem manajemen kasus lama, dan membangun proses baru yang lebih mendukung tujuan organisasi, kata departemen CIO Kevin Jones dalam presentasi di MIT Chief Data Officer dan Information Quality Symposium baru-baru ini.

Upaya itu penting, terutama mengingat kendala anggaran dari sebuah lembaga pemerintah negara bagian. Jones membutuhkan kasus penggunaan yang akan berfungsi sebagai kemenangan cepat untuk menunjukkan potensi analisis data dan pengambilan keputusan.
Perhatian dengan cepat beralih ke pergantian staf di agensi, yang semakin bermasalah, dengan hampir 50% staf keluar dalam dua tahun pertama masa kerja mereka.

Sebagai insinyur sistem yang terlatih secara klasik, Jones tahu bahwa VR dapat membantu di bebrapa aspek:
• Membantu calon karyawan lebih memahami untuk apa mereka mendaftar sebelum menerima posisi pekerjaan tersebut.
• Membantu HRD dalam membuat keputusan perekrutan yang lebih tepat.
• Berfungsi sebagai platform pelatihan yang imersif bagi karyawan yang sudah ada.
• Menyediakan departemen berdasarkan metadata kinerja untuk mengevaluasi karyawan, proses utama, dan tujuan inti.
• Mengatur tahap untuk sukses lebih lanjut dalam transisi departemen ke organisasi berbasis data.
 

“Program ini telah menjadi aset yang luar biasa dalam menunjukkan data apa yang dapat dilakukan dan bagaimana data dapat memungkinkan transformasi,” kata Jones.
 

Mengapa karyawan kita mengundurkan diri?
Badan Layanan Kesejahteraan Anak Indiana mempekerjakan sekitar 5.000 orang dan mempekerjakan sekitar 1.500 pekerja baru setiap tahun, tetapi tingkat pengurangan pekerja yang tinggi membuat agen tersebut kehilangan hampir $ 72 juta per tahun.
 

Masalahnya, kata Jones, adalah tidak ada yang bisa memahami inti dari masalah retensi, sebagian besar berasumsi bahwa itu terkait gaji. Menggunakan proses berbasis bukti dan model analisis data yang dia promosikan, tim Jones melakukan survei dan mengumpulkan data tentang karyawan yang keluar untuk mencari tahu mengapa mereka pergi.
 

Ternyata, gaji tidak berada di daftar teratas. Alasan utama berkaitan dengan ketidakpuasan supervisor dan tanggung jawab pekerjaan yang tidak sesuai dengan harapan, terutama seputar pengalaman pergi ke rumah untuk menilai kondisi hidup klien dan dampak yang mereka timbulkan pada situasi anak.

Dengan menggunakan Accenture Virtual Experience Solution, sistem pelatihan realitas virtual yang disesuaikan untuk layanan manusia, tim Jones dapat membuat proses yang membantu kandidat kerja lebih memahami untuk apa mereka mendaftar sebelum menerima posisi.

Sistem memungkinkan kandidat untuk mensimulasikan pengalaman memainkan peran skenario yang berbeda di lapangan, termasuk bagaimana mereka bereaksi dalam situasi yang sulit.

Membangun profil yang lebih baik
Untuk karyawan yang ada, simulasi berfungsi sebagai platform pelatihan yang imersif, memberikan veteran departemen kesempatan untuk mengamati tanggapan mereka sendiri dan memberikan kesempatan untuk kesadaran diri yang lebih besar, termasuk potensi bias.
 

Dengan menangkap metadata dari simulasi VR karyawan berpengalaman ini, tim memiliki kemampuan untuk membuat profil dasar seseorang yang kemungkinan besar akan tetap berada dalam peran layanan anak dari waktu ke waktu.
 

Selain itu, tim Jones mengintegrasikan metadata dengan sistem manajemen kasus agensi untuk mulai membangun model analytics dan membuat kecerdasan bisnis. Integrasi juga memungkinkan simulasi kandidat untuk dihamparkan dengan simulasi dari karyawan lama untuk mengevaluasi potensi mereka untuk pekerjaan dengan lebih baik serta untuk tinjauan kinerja dan umpan balik grup secara keseluruhan.
 

“Saat kami mengirim orang melalui simulasi, kami dapat melihat pola dalam apa yang mereka lakukan dan bagaimana keputusan tersebut memengaruhi kasus,” kata Jones. “Ini memungkinkan kami untuk membuat rencana manajemen kasus prediktif yang akan mentransisikan 30 tahun efektivitas dan efisiensi kepada seseorang yang telah berada di sini selama 30 hari.”
 

Mengujicobakan hasil yang besar
Sejak menerapkan program VR, agensi telah berhasil mengurangi pergantian staf secara signifikan. Di salah satu area di negara bagian di mana agensi mengalami omset 53%, simulasi VR dilakukan oleh 119 orang, yang mengurangi jumlah tawaran pekerjaan yang diperluas menjadi 59 orang. Dari jumlah tersebut, 32 orang menerima pos tersebut, dan 26 orang masih menjadi karyawan hingga saat ini.
 

Itu berarti agensi dapat mengurangi omset di antara karyawan tahun pertama di wilayah itu dari 53% menjadi 19%, kata Jones. Secara keseluruhan, agensi mengalami sedikit lebih dari 19% pergantian staf dibandingkan dengan 50% yang ditangani 18 bulan lalu, dan VR adalah bagian besar dari kisah sukses itu, kata Jones.

Untuk pengembangan staf, pengalaman VR telah berfungsi sebagai cara untuk memberikan pelatihan yang lebih efisien dan efektif kepada karyawan yang ada sambil meningkatkan kesadaran diri mereka. Hampir setengah dari mereka yang berpartisipasi dalam pelatihan VR (47%) mengatakan bahwa mereka lebih siap untuk merefleksikan bagaimana bias mereka sendiri dapat memengaruhi keputusan, 29% di antara karyawan yang lebih berpengalaman.
Pada saat yang sama, 55% dari keseluruhan peserta mengatakan bahwa pelatihan membantu mereka mengamati, menanyakan, dan menafsirkan perilaku dengan lebih baik, dan 81% mengonfirmasi bahwa pelatihan tersebut membantu menetapkan ekspektasi kunjungan rumah yang lebih realistis.
 

“Ayo gunakan data”
Pada tingkat makro, keberhasilan uji coba VR telah memberikan poin bukti nyata bagi organisasi bahwa proses berbasis data dan berbasis bukti dapat mengubah pengambilan keputusan. Karyawan sekarang memiliki pemahaman tentang pemodelan kinerja perusahaan yang menjadi komitmen Jones, dan perubahan bertahap dalam budaya telah membuka jalan bagi penggantian sistem manajemen kasus lama, yang sekarang dijadwalkan untuk Maret 2021.
 

“Ini membawa kami ke titik di mana semua data yang telah kami ambil di VR, sentimen karyawan, dan semua data manajemen kasus kami akan berada di satu platform,” satu tujuan yang dibuat untuk manajemen kinerja perusahaan untuk sebuah organisasi berfokus pada kesejahteraan anak, kata Jones.
 

“Ini memberi seluruh organisasi kami kemampuan untuk mengatakan ‘Mari gunakan data’ dan berhenti berbicara tentang bagaimana ‘Saya berpikir’ atau bagaimana ‘perasaan saya.’ Ini menunjukkan kepada kami apa yang perlu kami lakukan saat menyelesaikan masalah pergantian staf.”

Sumber